тел: | +7(916)095-5622 | |
e-mail: | info@vsengine.ru |
тел: | +7(916)095-5622 | |
e-mail: | info@vsengine.ru |
Подключение к системе электронного документооборота – шаг, на который решаются многие компании. Автоматизация ЭДО позволяет повысить конкурентоспособность предприятия, упростить процесс передачи нужной информации, избежать распространенных проблем, связанных с хранением, поиском и организацией доступа к документации.
Задачи, которые ставятся перед внедряемой СЭД это:
Все выгоды, достигаемые при подключении к ЭДО, можно разделить на две группы: стратегические и тактические.
Достоинства СЭД: преимущества внедрения
Сокращение затрат – одно из важнейших преимуществ перехода к электронному документообороту. Компании не потребуется отдельное помещение для размещения документации. Также вы сможете освободить часть серверов, на которых сохраняются копии одних и тех же бумаг.
Так, современные СЭД позволяют:
Работа с документацией предполагает трату времени работника на поиски необходимого файла, его копирование, редактирование, согласование и т.д. Зачастую нужные бумаги теряются, изменяются посторонними лицами. С введением и подключением автоматизированного электронного документооборота производительность труда повышается на 20-25%. Риск потери необходимого документа исключается, а расходы, связанные с хранением информации на электронных носителях, снижаются на 80%.
При работе с бумажными документами сотрудник компании выполняет за один день около 10 операций, в половине случаев не находя искомую бумагу. Экономия времени и сил работника, получаемая с внедрением СЭД, очевидна – каждый файл находится в базе данных предприятия, и для получения доступа к нему, пользователю необходимо совершить простейшие манипуляции. Скорость совершения необходимых действий возрастает, а вместе с ней увеличивается эффективность работы участника ЭДО.
Стратегические преимущества обращения к СЭД заключаются в улучшении ключевых процессов делопроизводства, происходящих в компании. Это:
Результатом автоматизации делопроизводства в компании можно считать существенную экономию времени и средств, оптимизацию всех процессов и повышение эффективности работы предприятия.
При выборе СЭД следует предпочесть ту платформу, которая уже имеется в компании. Это значительно облегчит дальнейшее обучение сотрудников и ускорит процесс внедрения системы в производство.
Качества СЭД, позволяющие говорить об эффективности автоматизированного электронного документооборота, это:
На сроки, затрачиваемые на переход к ЭДО, влияют следующие факторы:
Внедрение СЭД проходит в несколько этапов. Первоначально сотрудники компании, осуществляющей подключение системы, производят осмотр организационной структуры с целью выявления ключевых бизнес-процессов и особенностей делопроизводства на предприятии. После составляется инструкция, устанавливается ПО и происходит опытная эксплуатация. Последними этапами становятся окончательная настройка, проведенная с учетом недочетов, обнаруженных во время первичной проверки возможностей СЭД, и процесс обучения сотрудников компании.
Оценка экономической эффективности подключения ЭДО
Основное преимущество перехода к электронному документообороту – сокращение времени, затрачиваемого на рутинную работу сотрудников, занятых в делопроизводстве, и повышение эффективности труда за счет выполнения нескольких операций с необходимым документом группой пользователей.
Результатами внедрения становятся:
Необходимо помнить о том, что экономический эффект напрямую зависит от характеристик выбранной системы (ее доступности, надежности, функциональности, безопасности) и правильного проведения всех этапов внедрения СЭД.
Компания «Вертекс» поможет осуществить подключение к электронному документообороту и проконсультирует на всех этапах внедрения системы. Опытные специалисты расскажут об особенностях работы ПО и проведут обучение сотрудников. Наши услуги и программные продукты станут шагом на пути к созданию современных документооборотных сред, позволяющих реализовать потребности клиента и решать самые сложные задачи автоматизации. Обратитесь к нам, позвонив по контактному телефону: +7 (495) 764 6558.