Главная>  Подключение к системе электронного документооборота. Подключение к ЭДО

 

         Подключение электронного документооборота

 

Подключение к системе электронного документооборота – шаг, на который решаются многие компании. Автоматизация ЭДО позволяет повысить конкурентоспособность предприятия, упростить процесс передачи нужной информации, избежать распространенных проблем, связанных с хранением, поиском и организацией доступа к документации.

Задачи, которые ставятся перед внедряемой СЭД это:

  • эффективное управление делопроизводством на предприятии;
  • централизация хранения данных;
  • улучшение контроля работы с документацией;
  • повышение производительности труда;
  • простота и удобство системы доступа к нужным файлам;
  • надежная защита информации.

 

Все выгоды, достигаемые при подключении к ЭДО, можно разделить на две группы: стратегические и тактические.

Достоинства СЭД: преимущества внедрения

Сокращение затрат – одно из важнейших преимуществ перехода к электронному документообороту. Компании не потребуется отдельное помещение для размещения документации. Также вы сможете освободить часть серверов, на которых сохраняются копии одних и тех же бумаг. 

Так, современные СЭД позволяют:

  • освободить место, отведенное под архив;
  • существенно снизить затраты на копирование документов,
  • приобретение бумаги, дорогостоящего оборудования, доставку и т.д.;
  • ускорить выполнение работ на каждом из этапов делопроизводства;
  • проводить все необходимые манипуляции при передаче и обработке информации при помощи специальной системы.

 

Работа с документацией предполагает трату времени работника на поиски необходимого файла, его копирование, редактирование, согласование и т.д. Зачастую нужные бумаги теряются, изменяются посторонними лицами. С введением и подключением автоматизированного электронного документооборота производительность труда повышается на 20-25%. Риск потери необходимого документа исключается, а расходы, связанные с хранением информации на электронных носителях, снижаются на 80%.

При работе с бумажными документами сотрудник компании выполняет за один день около 10 операций, в половине случаев не находя искомую бумагу. Экономия времени и сил работника, получаемая с внедрением СЭД, очевидна – каждый файл находится в базе данных предприятия, и для получения доступа к нему, пользователю необходимо совершить простейшие манипуляции. Скорость совершения необходимых действий возрастает, а вместе с ней увеличивается эффективность работы участника ЭДО.

Стратегические преимущества обращения к СЭД заключаются в улучшении ключевых процессов делопроизводства, происходящих в компании. Это:

  • возможность коллективной обработки документации – включение в процесс нескольких сотрудников;
  • быстрый поиск необходимых файлов и сортировка информации по разнообразным атрибутам;
  • высокая безопасность хранения данных за счет использования специальной платформы (IBM Lotus Domino);
  • распределение полномочий доступа между сотрудниками и исключение изменения, копирования и удаления сведений сторонним пользователем;
  • хранение всей необходимой информации на сервере;
  • порядок во внутренней документации: разделение необходимых файлов по виртуальным папкам, контроль входящей и исходящей корреспонденции;
  • сокращение временных затрат на стандартные процедуры, связанные с рассмотрением, согласованием и редактированием документа;
  • работа по заданной схеме, упрощающая деятельность участников СЭД;
  • эффективное решение проблем, возникающих при коммуникации между пользователями и подразделениями;
  • обмен информацией по защищенным каналам, исключающий возможность несанкционированного доступа к базе данных.

 

Результатом автоматизации делопроизводства в компании можно считать существенную экономию времени и средств, оптимизацию всех процессов и повышение эффективности работы предприятия.

При выборе СЭД следует предпочесть ту платформу, которая уже имеется в компании. Это значительно облегчит дальнейшее обучение сотрудников и ускорит процесс внедрения системы в производство.

Качества СЭД, позволяющие говорить об эффективности автоматизированного электронного документооборота, это:

  • гибкость – возможность осуществлять необходимые действия в локальной сети и через Интернет;
  • настраиваемость – при изменении порядка обработки документации, переход к новой системе не должен отнимать много времени;
  • полноценный функционал – способность адаптироваться к работе с разными видами документооборота;
  • интеграция с другими системами – возможность подключения новых приложений и конфигураций.

 

Особенности подключения к электронному документообороту: от чего зависит срок внедрения

 

На сроки, затрачиваемые на переход к ЭДО, влияют следующие факторы: 

  • Характеристики системы – внедрение СЭД, относящейся к классу ERP, может занять до 12 месяцев.
  • Масштабы производимых работ – число APM и серверов, на которых необходимо настроить ПО, так же влияет на сроки введения системы в эксплуатацию. Кроме того, необходимо организовать процесс обучения сотрудников работе с инструментарием СЭД.
  • Настраиваемость подключаемой системы и ее адаптация – в некоторых случаях потребуется провести кастомизацию с учетом требований заказчика. Процесс усовершенствования или изменения функционала происходит гораздо быстрее, если все необходимые манипуляции сводятся к перемене настроек.

 

Внедрение СЭД проходит в несколько этапов. Первоначально сотрудники компании, осуществляющей подключение системы, производят осмотр организационной структуры с целью выявления ключевых бизнес-процессов и особенностей делопроизводства на предприятии. После составляется инструкция, устанавливается ПО и происходит опытная эксплуатация. Последними этапами становятся окончательная настройка, проведенная с учетом недочетов, обнаруженных во время первичной проверки возможностей СЭД, и процесс обучения сотрудников компании.

 

Оценка экономической эффективности подключения ЭДО

Основное преимущество перехода к электронному документообороту – сокращение времени, затрачиваемого на рутинную работу сотрудников, занятых в делопроизводстве, и повышение эффективности труда за счет выполнения нескольких операций с необходимым документом группой пользователей.

Результатами внедрения становятся:

  • больший объем выполняемых работ;
  • оптимизация деятельности разных подразделений;
  • высокое качество профессиональной подготовки сотрудников организации;
  • автоматическое формирование архива и защита его элементов от изменений и повреждений, возможных в результате сбоя в работе программного обеспечения.

 

Необходимо помнить о том, что экономический эффект напрямую зависит от характеристик выбранной системы (ее доступности, надежности, функциональности, безопасности) и правильного проведения всех этапов внедрения СЭД.

Компания «Вертекс» поможет осуществить подключение к электронному документообороту и проконсультирует на всех этапах внедрения системы. Опытные специалисты расскажут об особенностях работы ПО и проведут обучение сотрудников. Наши услуги и программные продукты станут шагом на пути к созданию современных документооборотных сред, позволяющих реализовать потребности клиента и решать самые сложные задачи автоматизации. Обратитесь к нам, позвонив по контактному телефону: +7 (495) 764 6558.

 

 

    Узнать о электронном документообороте еще больше: