Электронный документооборот, реализуемый с помощью программных систем класса workflow, представляет собой автоматизированный процесс управления передачей документов, информации или рабочих заданий между сотрудниками или их группами внутри организации. Системы данного класса не только регламентируют правила, маршруты и расписание движения документов, но и представляют собой технологию, позволяющую перевести теоретические выводы BPR (Business Process Re-design) в практическую плоскость, причем достаточно быстро и при минимальных первоначальных затратах.

Помимо стандартных критериев оценки решений Систем Электронного Документооборота (СЭД) – надежность, производительность, удобство в использовании и эксплуатации, цена и т.д., в условиях постоянно изменяющихся бизнес-процессов организации главными характеристиками workflow-решения становятся:

• гибкость - возможность с минимальными временными и финансовыми затратами отобразить и учесть в документооборотной среде организации изменения бизнес-процессов.
• открытость - возможность вносить изменения в правила реализации бизнес-процессов заказчикам и сторонним разработчикам самостоятельно, без обязательного привлечения разработчика решения.
• интегрируемость - возможность построения объединенного решения с продуктами третьих сторон.

Архитектура решения

СЭД VSEngine (далее – Система) построен на основе программного продукта IBM Lotus Notes/Domino версии 5.0 и выше без использования дополнительных программных модулей, т.е. для использования Системы не требуется установка каких-либо дополнительных продуктов или DLL. Соответственно, все преимущества использования среды IBM Lotus Notes/Domino автоматически распространяются и на работу Системы.

Программа для электронного документооборота имеет два полнофункциональных клиентских компонента – для стандартного IBM Lotus Notes клиента («толстый» клиент) и для Web-браузера («тонкий» клиент).

Аутентификация пользователей Системы производится по правилам аутентификации пользователей серверов IBM Lotus Notes/Domino, при этом для пользователей, использующих «тонкий» клиент, возможна аутентификация при помощи внешних LDAP-совместимых систем аутентификации, например, Active Directory компании Microsoft.

В качестве среды для передачи Системой почтовых сообщений может быть использована как интегрированное в среду IBM Lotus Notes/Domino почтовое решение, так и внешнее, например, на основе Microsoft Exchange Server.

Система ЭДО имеет два варианта установки на сервера IBM Lotus Domino – stand-alone и cluster, может быть установлена как на одной серверной площадке, так и в распределенной среде, с параллельной обработкой документов на нескольких серверах одновременно.

Основные компоненты

• Модуль «Организационная директория»
• Модуль «Разработчик процессов»
• Модуль «Бизнес-приложение»
• Модуль «Печатные формы»
• Модуль «Система хранения вложений»
• Модуль «Веб интерфейс»

Основные особенности

• Участниками процесса могут быть как Сотрудники, так Должности, Подразделения или Функциональные группы. При этом доступ предоставляется независимо, т.е. Должность, например, является самостоятельным участником процесса вне зависимости от того, кто именно занимает ее в данный момент.
• Механизмы выборочной временной передачи полномочий (Out-of-Office)
• Все основные этапы автоматизации конкретного бизнес-процесса в Системе могут быть выполнены без привлечения программистов или разработчиков – знания специфических языков разработки (программирования) не требуются.
• Работа в распределенной среде и работа на кластерах серверов IBM Lotus Domino
• Обеспечение механизмов Check-In/Check-Out для редактирования документов
• Обеспечение параллельного согласования документа одновременно в рамках всей корпоративной среды.
• Отслеживание регламентных сроков исполнения всего процесса и отдельных стадий, полная статистика по исполнению процесса.
• Настраиваемое цветовое решение (CSS) в том числе для Lotus Notes клиента
• Настраиваемый при помощи XSL трансформации интерфейс для «тонкого» клиента.
• Интегрированное решение для хранения большого количества присоединенных файлов