Системы электронного документооборота для бизнеса
Системы электронного документооборота для малого и среднего бизнеса – это выгодное решение для большинства российских компаний. Внедрение СЭД может быть обусловлено различными целями. Среди них:
- снижение риска изменения или потери важной документации;
- централизация доступа и формирование единого архива в электронном виде – базы данных;
- снижение трудозатрат;
- максимально эффективное управление делопроизводством на предприятии и т.д.
Внедрение электронного документооборота – это существенная экономия времени и ресурсов. Особенно актуален переход от традиционной бумажной формы к автоматизированной для компаний, имеющих сеть территориальных подразделений. Однако во всех случаях необходимым условием организации ЭДО становится наличие IT-специалистов в штате и развитой структуры документационного обеспечения.
Кроме того, необходимо учитывать:
- бюджет на внедрение СЭД;
- обучение сотрудников работе с системой.
В компаниях с большим количеством выполняемых процессов и организациях, внедряющих процедуры планирования и управления качеством, необходимым условием для перехода к СЭД является создание операций контроля исполнительской дисциплины.
Наиболее распространенная ошибка при внедрении электронного документооборота для бизнеса – ожидание мгновенной оптимизации процесса делопроизводства. Эффективная работа системы возможна лишь в случае подготовки к переходу всех подразделений, четкой постановке целей и задач компании.
Перед выбором СЭД необходимо заняться формированием бюджета проекта: расчет ведется исходя из количества работников предприятия. Нововведение должно затрагивать все существующие отделы. После подготовки к автоматизации делопроизводства необходимо перейти к следующей стадии – подбору системы.
Электронный документооборот для большого, малого и среднего бизнеса: особенности СЭД
Раньше большинство разработок представляло собой лишь неполные версии систем, предназначенных для внедрения в крупные организации. Сейчас рынок подвергся значительному расширению – появились новые решения, предназначенные именно для представителей малых и средних компаний.
Выбирая СЭД, необходимо четко представлять, какие цели ставит перед собой организация. Все системы подлежат разделению на 3 категории:
- Для хранения документации при помощи архива или единой базы данных. В этой группе выделяются два вида. Первый – специализированные. Эти СЭД используются узким кругом организаций. Облегченные системы необходимы для обеспечения базового функционала работы с файлами и организации доступа к ним всем участникам ЭДО. В последнем случае наиболее часто выбирают следующие варианты: организацию на уровне «файл-сервер+работа с электронной почтой» (характерна для небольших компаний) или разработку веб-систем, позволяющих осуществлять групповую работу с документацией. Основное преимущество таких СЭД – доступность и простота применения.
- Для внедрения автоматизированного делопроизводства с элементами документооборота – наиболее широко представлены на рынке СЭД. В функции таких систем входят: архивирование данных, поиск (полнотекстовый, по реквизитам и заданным характеристикам), возможность распознавания и сканирования текстов, однократная регистрация, распределение прав доступа в зависимости от полномочий пользователей, маршрутизация документов и визуализация выполняемых бизнес-процессов.
- Комплексные СЭД – наиболее эффективны при переходе к автоматизированному делопроизводству, как в большом, так и в малом бизнесе. Подобные системы позволяют наладить максимально оперативное управление бизнес-процессами и работу с документацией на нескольких уровнях: выдача поручений, контроль исполнительской дисциплины, согласование договоров и т.д. Как правило, такие СЭД внедряются в крупных компаниях. Зачастую они разрабатываются по специальному заказу, модифицируясь под нужды организации.
Системы электронного документооборота для развития бизнеса: основные преимущества
Переход к автоматизированному делопроизводству – шаг к эффективному развитию компании. Современные технологии, внедряемые на производство, позволяют значительно сократить траты организации, обеспечить прозрачность и контролируемость деятельности персонала.
Также к плюсам СЭД следует отнести:
- оптимизацию процессов согласования и утверждения документов;
- изменение общей культуры работы сотрудников предприятия;
- устранение дублирования ряда функций;
- проведение ревизии ресурсов; увеличение производительности труда;
- изменение созданных моделей и бизнес-процессов без привлечения специалистов и т.д.
На успешность внедрения СЭД влияют следующие факторы:
- Возможность приобретения системы, которая не потребует внесения серьезных изменений в случае увеличения числа сотрудников или роста масштаба бизнеса;
- Предварительная оценка работы системы у клиентов поставщика или во время демонстрации программного продукта.
- Правильный выбор – некоторые СЭД могут изменяться непосредственно работниками предприятия без привлечения профессионалов. Внедрение такой системы позволит вам сэкономить на обучении штатных IT-специалистов.
- Подготовка персонала – необходимо убедиться в том, что все сотрудники организации смогут работать в новых условиях.
- Оперативное решение возможных проблем – следует заранее обсудить стадию внедрения с поставщиком.
Эффективность электронного документооборота для малого бизнеса
- СЭД обеспечивает надежное хранение метаданных файлов и помогает выстраивать рабочий процесс на основании внутренних требований, предъявляемых персоналом компании. Каждый документ снабжается кратким описанием и помещается в единую базу данных. Удобный и понятный интерфейс позволяет за считанные секунды найти нужный файл или сгруппировать документы.
- СЭД – это возможность разграничения прав доступа с учетом полномочий пользователей (чтение, редактирование, дизайн и т.д.)
- Владельцы малого бизнеса зачастую не могут нанять необходимое число сотрудников для работы с бумажным архивом. Современная система электронного документооборота позволяет моментально получить доступ к важным файлам и осуществить работу с ними сразу нескольких участников ЭДО.
- При внедрение СЭД не возникнет сложностей, если предварительно проверить функционал системы на одном из отделов организации. Проведенный позже анализ позволит оценить эффективность принятого решения и сделать выбор в пользу ЭДО.
- Переход на электронный документооборот – шаг к оперативной и слаженной работе всех подразделений и сплочению коллектива.
Обратитесь в «Вертекс» – мы предоставим вам наиболее эффективные и гибкие разработки для вашего развития. Команда профессионалов поможет вам с внедрением СЭД на производство и проведет обучение работников. Все программные продукты нашей компании – уникальные разработки, функционал которых позволяет вносить изменения в систему, не обращаясь к специалистам. Выбирайте выгодные решения для бизнеса – переходите на электронный документооборот и решайте самые сложные задачи самостоятельно!
Узнать о электронном документообороте еще больше: