Главная>  Технологии применения электронного документооборота

 

       Применение электронного документооборота

 

В основе СЭД лежат следующие технологии применения электронного документооборота:

  • Docflow – отвечающая за управление поступающей документацией. Благодаря потоку документов становится возможной маршрутизация файла между пользователями. Ход процесса зависит от заявленных исполнителями требований.

 

  • Workflow – система, обеспечивающая выполнение основных задач и операций, отвечающая за обработку документации, поступающей в базу данных. Ее отличительная черта – способность модифицировать основные правила процесса, не внося изменения в ПО.

 

Применение электронного документооборота базируется не только на функционировании Docflow и Workflow, но и на работе дополнительных технологий, отвечающих за сохранение, кодирование, сканирование, распознавание, поиск файлов и т.д.

 

   Как хранятся документы

 

Попадающий в систему текст содержит несколько атрибутов, отвечающих за его свойства и обеспечивающих выполнение основных задач СЭД. В их число входит классификация, составление и формирование отчетов, обработка, которая затрагивает как группу документов, так и отдельный файл, выбранный пользователем. Возможно создание по определенному, заданному системой шаблону.

Атрибуты сохраняются в базе данных. Текстовая информация подлежит индексации: исполнитель получает возможность проводить автоматизированный поиск файла по его содержимому. Документ попадает в специальную папку, доступ к нему ограничивается.

 

   Поточное сканирование и его особенности

 

Под этим понятием скрывается процесс массового сканирования. После этого вся обработанная информация помещается в архив базы данных. Обеспечение этой технологии применения электронного документооборота невозможно без использования поточных сканеров. При использовании подобного оборудования происходит создание специального штрих-кода. Еще одно преимущество этого способа обработки – производство карточек, зарегистрированных в автоматизированной системе и отправляемых по указанному пути.

 

   Распознавание текстов

 

Технология OCR основывается на переводе графической копии, хранящейся в системе, в текстовый файл. Образ получают путем сканирования, создания фотографии или конвертации документа в различные форматы. Результатом процедуры становится создание текста с возможностью последующего редактирования. Такое преобразование производится с использованием специальных приложений и встроенных модулей.

 

   Использование ЭЦП

 

Для чего нужна электронно-цифровая подпись? Она позволяет убедиться в том, что в документ не были внесены изменения, доказать подлинность поставленной ЭЦП. Процесс подписания осуществляется в самой автоматизированной системе или при помощи специального ПО с применением сертификата (ключа) – файла, созданного лицензированной организацией.

Выполнение процедуры возможно при наличии следующих элементов:

  • сертификат;

 

  • Криптопровайдер (специальное ПО).

 

Как обеспечить сохранность ключа? Защитную функцию выполняют комплексы, имеющие специальное хранилище и открывающие доступ к файлу только после введения кода. Это смарт-карты и некоторые сертификаты (I-Token).

 

   Поиск нужного документа

 

Эта процедура осуществляется путем введения в поля формы критериев. Пользователь может найти файл по его регистрационному номеру, отправителю или получателю. Каким образом работает система? Она сличает указанные параметры со сведениями, содержащимися в карточках и фиксирует совпадения (точные или частичные). Полнотекстовый поиск дает возможность отыскать запрашиваемую документацию по словоформам при помощи средств СУБД.

Наши специалисты расскажут вам о применении электронного документооборота, найдут оптимальное решение для каждой компании и создадут уникальный инструментарий, который поможет вам сделать процесс работы быстрым и максимально эффективным. Мы работаем с уникальными программными продуктами, обеспечивающими создание систем документооборота и автоматизацию делопроизводства. Полный цикл услуг, короткие сроки внедрения и мощность инструментария – все это «Вертекс».

 

 

    Узнать о электронном документообороте еще больше: