Главная>  Регламент работы в системах электронного документооборота

 

    Работа с электронным документооборотом

 

Работа в системах электронного документооборота должна проводиться обученными сотрудниками предприятия. Навыки и знания, необходимые для выполнения задач в СЭД, получаются пользователями на последних этапах внедрения программного продукта специалистами. Участники сети должны владеть основными понятиями и свободно производить необходимые манипуляции с файлами, хранящимися в базе данных.

Мера, обязательная для обеспечения эффективной работы с ЭДО – назначение лица, осуществляющего контроль работы и производящего настройку основных параметров. Это администратор системы. Также в процессе участвуют:

  • ответственный исполнитель;
  • создатель электронной карточки документа;
  • пользователь, принимающий участие в процедуре согласования;
  • утверждающий по документу;
  • контролер, следящий за исполнением задания и т.д.

 

Работа с электронным документооборотом: основные понятия

 

Следует различать сам документ, который предоставлен исполнителем на бумажном носителе, файл и созданную электронную карточку. Последние, как правило, не имеют юридической силы, однако могут использоваться участником процесса для предоставления информации о документе в электронном виде остальным сотрудникам.

В каждой системе существует свой перечень категорий. В него могут входить:

  • Задание (задача) – предполагает выполнение пользователями определенных действий.
  • Согласование – этап, во время которого происходит одобрение документа участниками процесса.
  • Утверждение – следующая стадия, предполагающая официальное одобрение документа лицом, имеющим соответствующие права и полномочия.

 

Во время работы в СЭД пользователями используются журналы регистрации – электронные формы, в которые заносятся сведения о поступившем в систему документе. Процедура включает в себя присвоение специального кода из букв и цифр или индекса. Обязательное требование к нему – уникальность, исключающая повторение комбинаций.

 

Регламент работы в автоматизированной системе электронного документооборота

 

Первый этап работы с документами – это их ввод в систему. Процедуре предшествует создание электронной карточки, к которой может прикрепляться один или несколько предварительно отсканированных файлов.

В ходе работы пользователи оставляют комментарии, содержащие:

  • обсуждение внесенной информации;
  • вопросы к исполнителю;
  • резолюции;
  • данные о событиях, контактах;
  • сведения об одобрении, утверждении и т.д.

​

Регистрация документа в системе осуществляется путем заполнения соответствующей формы. Пользователь вносит необходимые реквизиты. Основные действия, используемые во время работы с электронной карточкой – создание, изменение, удаление, согласование. ознакомление и т.д.

Для начала каждого из этапов следует выбрать соответствующую опцию из списка. Документу могут присваиваться разнообразные статусы. Они устанавливаются системой автоматически или назначаются Администратором, Автором, Владельцем, Утверждающим, Контролером и т.д.

Пользователь может отправить уведомление о согласовании или утверждении документа по электронной почте. Подобная функция позволяет моментально обеспечить всех пользователей необходимой информацией: приказами, правилами и т.д.

Компания « Вертекс» поможет вам в короткие сроки повысить эффективность делопроизводства, предоставив полный цикл услуг в области внедрения СЭД. Мы обучим ваших сотрудников работе с ЭДО: с нами вы сможете решать свои задачи самостоятельно уже после нескольких консультаций. Выбирайте стабильность и качество уникальных программных продуктов. Для того чтобы связаться с нами позвоните по контактному телефону: +7 (495) 764 6558.

 

 

    Узнать о электронном документообороте еще больше: