Главная>  Корпоративная система электронного документооборота

 

         Корпоративная система электронного документооборота

 

Корпоративный электронный документооборот позволяет объединить бизнес-процессы организации и повысить эффективность работы сотрудников, снизив трудозатраты. Поэтому при его организации важно выбрать систему, максимально адаптированную под нужды пользователей и предназначенную для решения основных задач, возникающих в ходе автоматизированного делопроизводства.

На стадии подготовки проекта СЭД необходимо определить:

  • процессы, подлежащие автоматизации;
  • отделы, которые будут объединены СЭД (учитывая территориальные подразделения);
  • группы пользователей, получающих доступ к информации, содержащейся в единой базе данных.

 

К корпоративной системе электронного документооборота предъявляются следующие требования:

  • гибкость функционала и доступность интерфейса;
  • возможность включения в СЭД приложений, используемых пользователями;
  • наличие функции удаленного доступа;
  • защищенность информационных потоков от атак хакеров, вирусов и вредоносных программ;
  • разграничение прав доступа в зависимости от занимаемой должности и полномочий участника ЭДО;
  • прозрачность выполняемых процессов;
  • работа со всеми типами документов и т.д.

 

На предпроектном этапе заказчиком формулируются требования к функционалу, оговариваются особенности интерфейса системы. Так, при участии в делопроизводстве руководителей предприятия или менеджеров необходимо остановить свой выбор на СЭД, снабженной приложениями для работы данных категорий пользователей. Если главным условием для организации становится оперативность работы сотрудников и возможность выполнения задач вне рабочего места, предпочтение отдается системам, позволяющим подключаться к СЭД с мобильных устройств.

Важным пунктом при подготовке к внедрению электронного документооборота становится определение временных рамок и стадий развития корпоративного ЭДО. При этом следует указать количество затрагиваемых подразделений и число предполагаемых участников, а также последовательность подключения к системе на каждом этапе. При планировании перехода к СЭД в крупных организациях необходимо учитывать возможность дальнейшего масштабирования и обработки большого объема данных.

 

Задачи корпоративной системы электронного документооборота:

 

  • Прием и сортировка входящих сообщений и исходящей корреспонденции: документации, писем, ответов на отправленные запросы, приказов, договоров и распоряжений, служебных записок, отправленных на имя руководителя представителями территориальных подразделений.
  • Обработка всех типов документов с автоматизацией управления файлами и проверкой результата на всех этапах.
  • Предоставление актуальных сведений о состоянии документа (его статусе и истории внесенных изменений, работе исполнителей).
  • Контроль деятельности всех пользователей, получивших права доступа.
  • Визуализация производимых бизнес-процессов и выведение на экран с возможностью печати регистрационных карточек, отчетов и различных протоколов.
  • Поиск нужного файла – по метаданным или содержимому.
  • Разработка соответствующего функционала для работы с ОРД.
  • Организация статистического учета и подготовка отчетности.
  • Прозрачность производимых бизнес-процессов на всех этапах.
  • Возможность создания и редактирования шаблонов документов.
  • Гибкое разграничение прав доступа.
  • Безопасное и надежное хранение файлов в электронном архиве.
  • Интеграция СЭД с другими системами и создание единой инфосферы организации с полной автоматизацией процессов, затрагивающих все отделы предприятия или компании.

 

Корпоративный электронный документооборот – это возможность повысить эффективность работы и производительность труда, наладить обмен файлами между организацией, ее территориальными подразделениями и контрагентами, сократить расходы и выйти на новый уровень управления деловыми процессами. При этом функционал и интерфейс большинства современных систем позволяет работать с СЭД без привлечения специалистов.

 

Возможности и преимущества корпоративного электронного документооборота:

 

  • оперативное принятие решений;
  • обмен данными через надежно защищенное соединение;
  • анализ документации и формирование отчетов;
  • совместная работа над проектом на всех стадиях: от создания до утверждения;
  • использование приложений для конвертации документов, использования ЭЦП и т.д.;
  • организация удаленного доступа.

 

Также ЭДО позволяет повысить эффективность работы предприятия за счет:

  • контроля исполнительской дисциплины;
  • использования только актуальной информации;
  • совместной работы сотрудников нескольких подразделений;
  • гибкости и мощности внедряемых разработок.

 

Работа корпоративной системы электронного документооборота это:

  • Однократная регистрация файлов в базе данных и точная идентификация пользователей.
  • Ввыполнение нескольких процессов одновременно с привлечением к работе от одного до нескольких участников ЭДО.
  • Непрерывность движения документации и возможность контроля деятельности исполнителя на каждой стадии.
  • Исключение дублирования файлов.
  • Возможность подбора и настройки разных режимов поиска.
  • Простая и эффективная система отчетности.

 

Для кого выгодно внедрение систем электронного документооборота

 

ЭДО – это выгода для:

  • Руководителей – СЭД позволяет контролировать работу всех подразделений и принимать решения максимально оперативно;
  • Исполнителей – использование гибкого функционала системы приводит к ускорению процессов создания и обработки документов.
  • Помощников руководителей и менеджеров – осуществление качественной поддержки информационного обеспечения руководства влияет на деятельность всех подразделений.
  • IT-специалистов – система может включать в себя приложения для наиболее комфортной и эффективной работы.

​

Переход к электронному документообороту – это шаг к уменьшению затрат компании на копирование, бумагу и расходные материалы, сокращению затрачиваемого времени сотрудников и повышению качества обслуживания клиентов. Лучшая управляемость бизнес-процессами позволяет контролировать деятельность исполнителей, оперативно реагируя на происходящие изменения.

«Вертекс» – это доступность и надежность высоких технологий для вашего бизнеса. Наши разработки позволяют повысить эффективность делопроизводства и избежать проблем, возникающих при работе с документами на бумажных носителях. Мы предоставляем простой и понятный инструментарий, работа с которым не требует привлечения специалистов. Выбирайте новые возможности автоматизации документооборота – стремитесь к успеху вместе с нами. Получить консультацию специалиста или обсудить дальнейшее сотрудничество можно, позвонив по телефону +7 (495) 764 6558 или написав на наш адрес info@vsengine.ru.

 

 

    Узнать о электронном документообороте еще больше: