Главная>  Этапы внедрения систем электронного документооборота в организации и на предприятии

 

Внедрение системы электронного документооборота в организации и на предприятии

 

Внедрение систем электронного документооборота в организации и на предприятии – процесс, который проходит в несколько этапов и позволяет решить множество проблем, возникающих во время использования бумажных носителей.

 

Достоинства СЭД

 

  • эффективность и стабильность работы всех сотрудников и подразделений, участвующих в процессе;
  • простая и удобная работа со всеми документами;
  • повышение производительности труда работников, происходящее за счет существенной экономии времени;
  • быстрый поиск необходимой информации;
  • разграничение прав персонала; защита данных;
  • возможность объединения с другими информационными системами.

 

Этапы внедрения системы электронного документооборота

 

Первоначально следует определиться с целями и стратегиями организации и выявить основные проблемы Заказчика. Чаще всего это:

  • пропажа документов, их порча и т.д.;
  • сложности, возникающие на этапе согласования;
  • трудности с поиском данных;
  • отправка в подразделения поступающей официальной корреспонденции;
  • снижение уровня дисциплины на местах и т.д.
  • Специально для выявления основных проблем организации составляется экспертная группа. В нее входят сотрудники, владеющие информацией об особенностях документооборота на предприятии:
  • персонал IT-подразделений;
  • специалисты, осуществляющие договорную работу;
  • работники службы документационного обеспечения управления;
  • служащие отдела кадров.

Созданная группа продолжает свою деятельность на всех этапах внедрения СЭД. Рекомендуется подключать профессионалов из компаний, занимающихся поставкой информационных технологий для бизнеса, имеющих опыт автоматизации делопроизводства.

Задачи приглашенных экспертов:

  • выявление распространенных проблем (в том числе сложных случаев, которые не очевидны для сотрудников организации);
  • предложение оптимальных вариантов оптимизации системы документооборота;
  • поиск программных решений, которые будут полностью соответствовать потребностям клиента.

На этом этапе происходит формирование предварительной стратегии. На этой стадии решаются следующие вопросы:

  • особенности автоматизации филиалов (проведение ее последовательно или одновременно);
  • определение участков, которых процесс коснется в первую очередь и т.д.

 

Следующим шагом становится обследование документооборота. На этом этапе разработчиками выделяются основные требования, предъявляемые к СЭД и последующему повышению результативности делопроизводства при помощи автоматизации. На этой стадии: 

  • анализируется организационная структура предприятия;
  • экспертами выявляются особенности бизнес-процессов и составляется схема документооборота;
  • предлагается оптимизация неэффективных участков процесса;
  • оборудование организации проверяется на предмет соответствия программному продукту;
  • производится оценка IT-систем клиента;
  • идет поиск опций и мобильных приложений, необходимых для улучшения функций СЭД;
  • происходит разделение пользователей на группы.
  • На следующем этапе формируется техническое задание. В него входят результаты проведенных исследований. Помимо этого в него включаются:
  • требования к функциям и основным характеристиками СЭД, технической инфраструктуре компании и ОС;
  • описание участков, подлежащих автоматизации и предлагаемых способов защиты;
  • список услуг, предоставляемых дополнительно (обучение сотрудников, подготовка нормативной документации и т.д.) Также на этой стадии заключается договор на внедрение СЭД.

 

Установка системы

Перед началом этого этапа проводится изменение технической инфраструктуры организации. При необходимости происходит закупка оборудования. После на сервер и рабочие места сотрудников компании устанавливается программное обеспечение. Последний шаг на данной стадии – настройка СЭД, в ходе которой учитывается совокупность структурных подразделений предприятия и их взаимосвязь.

Процесс обучения

Данный этап проводится в начале использования системы. Пользователи получают основные знания, необходимые для работы с программным продуктом. Последующее закрепление навыков происходит под наблюдением специалистов. Тогда же возможна дополнительная консультация. Если выявляется отклонение от технического задания, профессионалы изменяют настройки СЭД.

Последний этап

Система вводится в эксплуатацию, подписывается акт о завершении работ.

Специалисты компании «Вертекс» предложат полный цикл услуг в области внедрения СЭД и обеспечат стабильную техническую поддержку. Наши сотрудники оперативно решат выявленные проблемы и справятся с сложнейшими задачами автоматизации. Обратившись к нам, вы делаете шаг к эффективному документообороту с уникальным инструментарием, позволяющим реализовывать все потребности клиента самостоятельно.

 

 

    Узнать о электронном документообороте еще больше: